1. WIE?

Deze Privacy Policy regelt de verwerking van persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking VERZEKERINGSKANTOOR DEWITTE, naamloze vennootschap, met maatschappelijke zetel te 8850 Ardooie, Stationsstraat 145, met ondernemingsnummer BTW BE0442.770.851, FSMA nummer 30886A, en als contactpersoon de heer Amélie Baekelandt (Amélie@kantoordewitte.be)

“Verzekeringskantoor Dewitte” respecteert uw privacy. Indien u gebruik maakt van deze website of ons anderszins persoonlijke informatie verstrekt, stemt u in met deze Privacy Policy. “Verzekeringskantoor Dewitte” leeft met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens na. Zij is hierbij de verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).

2. WELKE GEGEVENS?

2.1 VAN KLANTEN EN PROSPECTEN:

Via onze website:

Via deze website worden persoonsgegevens verzameld via het inlogformulier en via het bestelformulier.

Hierbij kan u gevraagd worden om uw naam (voornaam – familienaam), e-mailadres, adres en telefoonnummer in te vullen, samen met het bericht naar ons. 

In het kader van onze aangeboden diensten:

In het kader van onze aangeboden diensten verwerkt “Verzekeringskantoor Dewitte” gegevens in het kader van advies over verzekeringsovereenkomsten, het aanbieden of het voorstellen van verzekeringsovereenkomsten, het verrichten van voorbereidend werk met het oog op  het sluiten van verzekeringsovereenkomsten en het sluiten zelf van verzekeringsovereenkomsten. Daarnaast kunt u ook op ons een beroep doen of ons contacteren voor bijstand bij het beheer en de uitvoering van de door u gesloten verzekeringsovereenkomsten. Ook wanneer u op enige andere wijze met ons contact opneemt zullen wij uw gegevens verwerken. Tot slot is het ook mogelijk dat wij gegevens over u verkrijgen via derden en deze gegevens gebruiken om u te benaderen om via onze bemiddeling een overeenkomst te sluiten.

“Verzekeringskantoor Dewitte” verzamelt en verwerkt  gegevens die u ons naar aanleiding van contact met “Verzekeringskantoor Dewitte” meedeelt zoals uw naam, adres, e-mailadres en professionele gegevens, zoals bedrijfsnaam en BTW-nummer. Het betreft  ook  alle gegevens die noodzakelijk zijn om ons toe te laten uw verzekeringsbehoeften in te schatten. Dit gaat onder andere over gegevens betreffende uw woning (in het kader van een brandverzekering), uw wagen (autoverzekering), uw familiale toestand, uw financiële gegevens (bij beleggingsverzekeringen), uw gerechtelijke gegevens (bij een rechtsbijstandverzekering of beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen) en medische gegevens (bij gezondheidsverzekeringen). Uw gegevens worden enkel verwerkt in het kader van de verzekering waarvoor u op ons een beroep doet, tenzij u dit anders wenst en dit ook zo aangeeft.

Wij verzamelen deze gegevens wanneer u onze documenten en formulieren manueel invult en ook wanneer u dat elektronisch doet.

De website plaatst enkele cookies. Voor meer details wordt verwezen naar de cookie-policy.

2.2 LEVERANCIERS – DIENSTVERLENERS – VERZEKERINGSMAATSCHAPPIJEN

In het kader van de samenwerking met onze leveranciers en dienstverleners, verwerken wij van hen volgende persoonsgegevens:

• Algemene identificatiegegevens (naam, voornaam, aanspreking, …);
• Algemene contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer, …);
• Bedrijfsgerelateerde gegevens voor zover het mogelijk is om op basis van die gegevens een natuurlijk persoon te identificeren;
• Contractuele gegevens (bv. adres, BTW-nummer, overeenkomst, offertes, etc.);
• Betalings- en facturatiegegevens (bv. facturen, etc.);
• Feedback, getuigenissen, quotes, promotionele content (bv. beoordelingen en ervaringen in verband met onze (samen)werking, testimonials, aanwezigheid op evenementen, etc.)

2.3 KANDIDAAT WERKNEMERS

Van kandidaat-medewerkers verwerken wij bijkomend mogelijk onderstaande gegevens. Uiteraard zal dit in grote mate afhankelijk zijn van welke gegevens u zelf aan ons wenst te verstrekken in functie van uw sollicitatie.

• Algemene identificatiegegevens (naam, voornaam, aanspreking, …);
• Algemene contactgegevens (e-mailadres, adres, telefoonnummer, …);
• CV, aanbevelingsbrief;
• Persoonlijke bijzonderheden;
• Werkgerelateerde gegevens;
• Persoonlijkheidsgegevens, testen, interviews;
• Foto of videobeelden die door de kandidaat-medewerker bezorgd zijn.

3. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?

• Verwerkingsgronden

1. Noodzaak voor de totstandkoming en/of de uitvoering van een overeenkomst

De gegevens worden gebruikt om de contractueel overeengekomen activiteiten uit te voeren, te weten het aanvaarden, beheren en sluiten van verzekeringscontracten en de promotie va andere producten en diensten van ons kantoor. Hierbij kunnen deze gegevens doorgegeven worden aan enerzijds de verzekeringsmaatschappijen met wie u uiteindelijk de overeenkomst sluit en anderzijds met overige verwerkers, die ons bijstaan bij het uitvoeren van onze taken, zoals onze IT-partner, softwaretoepassingen, en boekhouder.

1. Wettelijke verplichting

Bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens zijn noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals op het gebied van gegevensbescherming, de witwaswetgeving, op fiscaal en boekhoudkundig gebied en op gebied van deontologie.

1. Gerechtvaardigde belangen

Naar bestaande klanten kan onder het gerechtvaardigd belang, en dus zonder voorafgaandelijke toestemming van de klant een nieuwsbrief verstuurd worden. Naar prospecten toe zal uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. Op iedere nieuwsbrief zal een opt-out voorzien zijn.

1. Uitdrukkelijke toestemming

Voor zover het gaat om gezondheidsgegevens of zogenaamde gevoelige gegevens kunnen wij uw persoonsgegevens enkel verwerken mits uw uitdrukkelijke toestemming. Die wordt u gevraagd op het ogenblik dat u bij ons klant wordt. Is dat niet gebeurd, willen wij u vragen ons dit te melden, zodat het nodige hiertoe kan gebeuren.

4. WIJZE VAN VERWERKEN

Uw gegevens worden niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden, niet-verwerkers.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat “Verzekeringskantoor Dewitte” uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. “Verzekeringskantoor Dewitte” zal in redelijkheid pogen u van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

De persoonsgegevens worden door “Verzekeringskantoor Dewitte” bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen de “Verzekeringskantoor Dewitte” en de gebruiker.

5. MET WIE DELEN WE DEZE GEGEVENS?

Wij delen uw gegevens met de verzekeringsmaatschappijen bij wie u een verzekering afsluit of gesloten hebt binnen het kader van onze opdracht.

Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze websites en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “verwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten. 

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

• Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
• Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
• Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
• De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;

Overheidsorganen, controle-organen die toezicht houden op onze activiteiten, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.

6. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd. 

7. VEILIGHEIDSMAATREGELEN

Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er maatregelen genomen worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren.

8. RECHTEN VAN DE BETROKKENEN

• Recht van inzage en kopie

U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat “Verzekeringskantoor Dewitte” met uw persoonsgegevens maken.

• Recht van aanpassing

U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste persoonsgegevens.

• Recht van gegevenswissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een specifieke termijn wettelijk verplicht is.

• Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

• Recht van bezwaar

U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien dit op onze gerechtvaarigde belangen gebaseerd is. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. In dit geval dienen wij de verwerking stop te zetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoeren om de verwerking voort te zetten

Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. In dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

• Recht van vrije gegevensoverdracht

U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan “Verzekeringskantoor Dewitte” in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

• Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

• Uitoefening van uw rechten

U kan uw rechten uitoefenen door “Verzekeringskantoor Dewitte” daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar mark@kantoordewitte.be, per post naar 8850 Ardooie, Stationsstraat 145 of door gebruik te maken van het contactformulier “Contacteer ons” op de website, mits bijvoeging van een kopie van Uw identiteitskaart.

• Automatische beslissingen en profiling

De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door “Verzekeringskantoor Dewitte” evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

• Recht om klacht in te dienen

U over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail:  contact@apd-gba.ba.

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

9. HYPERLINKS

Deze website kan hyperlinks bevatten naar websites van andere partijen. Ook is het mogelijk dat websites van andere partijen hyperlinks bevatten naar deze website. “Verzekeringskantoor Dewitte” is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van de websites van die andere partijen, en het gebruik van cookies op die websites.

10. WIJZIGINGEN

Deze Privacy Policy kan worden gewijzigd. Wij adviseren u regelmatig deze Privacy Policy na te lezen op eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkte versie: 15/12/2023